飲み会幹事の新卒必見！事前準備から当日の流れ・翌日やることまで徹底解説

入社したばかりの会社で、上司や先輩から「今度の飲み会の幹事よろしく！」と任されることになった新卒の方も多いと思います。

「まだ右も左も分からないのにどうしよう…」「幹事なんてやったことないし、面倒くさそう」という方に向けて、飲み会の幹事がやるべきことを分かりやすくまとめました。

この記事では、飲み会の幹事がすべきことだけでなく、上司が新卒や新人に幹事を任される理由や幹事をすることで得られるメリットも解説しています。

幹事をするメリットは？

幹事の役割とは、飲み会の企画から実施までを担うことです。幹事をすることで、以下のような能力を鍛えることができます。

上記の能力は、仕事をする上でも求められる大切なスキルです。上司や先輩が入社したばかりの新卒や入社3年未満の新人に幹事を任せるのは、このようなスキルを養ってもらいたいという意図があります。

試行錯誤しながら進めることで、取引先との商談や社内会議の準備なども円滑にできる能力が養われるはずです。幹事のやり方を事前にインターネットなどで調べておき、不明な点があれば上司や先輩に質問するのがおすすめです。

また、幹事を担うことで社会人としてのスキルを身に着けられるだけでなく、以下のように金銭的な面で恩恵を受けられることもあります。

新卒とか特に、会社の飲み会の幹事を毎回してた。自分も決して嫌ではなかったので進んでやってたらクレカの利用額がいい金額になり無料で旅行もいけたのでいまでも地味に幹事を進んでする

— たーたろう (@taaataro) March 12, 2025

クレジットカードを利用していないという方は、特定のサイトを経由して予約するとポイントがもらえることもあります。有名なサイトとしては、食べログやじゃらんといったレストラン予約サイトが挙げられます。

食べログでは1人につきVポイントが50pt、じゃらんでは金額の2%（お店により異なる）のポンタポイントまたはdポイントが獲得できます。

＼掲載店舗数No.1グルメサイト／

その他、あまりメジャーではありませんがRettyというサイトでは、予約人数に応じてpaypayポイントが付与されます。webからの予約で50pt×人数、アプリだと100pt×人数分（※6:00～14:59の予約は10pt×人数）がもらえます。

また、Rettyでは2025年5月20日までの予約でpaypayポイントが【500円相当もらえるキャンペーン】も実施中のようです。

＼paypay500円分付与は2025年5月20日まで／

その他、food back（フードバック）という幹事の飲食店予約に特化したサイトもあります。food backで貯めたポイントは、現金(銀行振込)や電子マネー、ギフト券など50種類以上の交換先から好きな方法を選んで交換できます。

＼サクッと1分で会員登録／

このように、幹事を担うことで得られるメリットが多くありますが、様々な準備や社内の人とやり取りをする必要があるため、やりたくないと思う人がほとんどです。

逆に言えば、他の人がやりたくないことを率先して行うことで周りからも信頼され、今後の仕事が進めやすくなる場合もあるので、ポジティブに捉えてすすめることが大切です。

幹事がやることリスト【事前準備】

事前準備としてすべきことは以下の5つです。

日程の調整

飲み会の日程を決めるために、上司が参加可能な日を確認しておきます。送別会などの特定の主役がいる場合は、主役の参加可能日も確認しておきましょう。この時、複数の日時を提示してもらうようにします。

上司や主役の日程が確認できたら、社内に飲み会の候補日をアナウンスし参加者を募ります。会費がいくらかかるかの目安と、回答締め切りの日時も忘れずに共有しましょう。

お店の予約

日程が決まったらお店を予約します。お店を予約する際のポイントは以下です。

居酒屋やレストランを予約する場合は、会社や会社の最寄り駅から近いかどうかを確認します。注文がしやすいコース料理があるか、飲み放題プランがつけられるかを確認し、予算は相場である5,000円前後に収まるようなお店を選びます。

その他、お店の雰囲気が会社に合っているか、喫煙者がいる場合は喫煙席があるかの確認も必須です。可能であれば事前にお店へ下見に訪れ、店内の様子や料理の提供スピードなどを確認しておきます。

過去に会社の飲み会が開かれたことがあるなど、下見が不要の場合もあります。事前に訪れるのが難しい場合は、失敗しないようにきちんとGoogleレビューなどで情報を集めておきましょう。

確実に予約できるよう、1か月前までにはお店を確保しておくのと安心です。宴会シーズンは予約が埋まりやすいので、早めに計画を立てておくのが大切です。

会費の徴収

予約が終わった後は、会費を算出します。会社が一部負担する場合は、いくらの補助が出るか確認します。1人あたりの負担額が決定したら上司に報告し、参加者にメールなどで周知します。

現金のみの受付けにするか、電子マネー決済も可能とするかなど徴収方法も決めておきます。事前に参加者をリスト化し、徴収したら都度チェックをつけておくと漏れなく回収ができます。

予約したお店にキャンセル規定がある場合、欠席したらキャンセル料はかかるか、いつまでの人数変更であれば料金が発生しないか、なども確認して周知しておくと良いです。飲み会開催日の前日と、3日～5日前にもリマインドメールを送っておくと親切です。

挨拶の準備・依頼

会社の正式な飲み会では、一般的に挨拶する場面が4回あります。➀飲み会開会の挨拶②開会後のはじめの挨拶③乾杯の挨拶、④締めの挨拶です。一般的には、それぞれ以下の立場の人がおこなうとされます。

<挨拶をする人>
➀飲み会開会の挨拶：幹事や進行
②開会後のはじめの挨拶：社長など（その場で一番番目に役職の高い人）
③乾杯の挨拶：課長など（その場で三番目に番役職の高い人）
④締めの挨拶：部長など（その場で二番目に番役職の高い人）

開会の挨拶は、幹事や司会進行役の人がおこなうのが一般的です。軽い自己紹介と、飲み会開始を知らせる旨を簡潔に述べます。

その他の挨拶は、役職の順位によって任せる人が異なるのが一般的ですが、普段飲み会に出席している先輩や幹事に誰に任せればよいか確認しておくと安心です。

座席決め

お店に通された際の席順も事前に決めておくと慌てずに済みます。席順は、基本的には上座・下座のルールに沿って決めます。役職の高い人は出入り口から一番遠い座席に、役職が低いほど出入口付近に座ります。

上座・下座については以下の記事で解説しているので、参考にしてみてください。

上座や下座をその場で判断して誘導したり、会場が広い場合は事前に名前の札などを置いておくのもおすすめです。会社の雰囲気によっては、くじ引きで座席を決めるのも良いでしょう。

必要に応じて、余興や出し物の企画を行います。企画が必要な場合は上司や先輩から指示があるので、過去の余興内容を聞いて企画してみましょう。

幹事がやることリスト【当日】

飲み会当日、幹事は主に以下4つの役割を担います。

乾杯のドリンクを注文する

参加者が集まったら、乾杯の際のドリンクを人数分注文します。誰がどの飲み物を注文したか覚えるのが難しい等の場合は、必要に応じてメモをとります。

飲み物が揃ったら、乾杯の挨拶を上司に依頼し乾杯します。飲み会参加中は、マナーを守って食事を楽しみます。飲み会の席で求められるマナーについては、以下の記事で解説しているので参考にしてみてください。

進行をする

飲み会が始まったら、時間を意識しながらスムーズに進行していきます。出し物や余興がある場合は、会の流れを見て適切な場面で出演者に指示することが大切です。

また、飲み放題などの場合は終了時間が決まっていることもあります。終了間際に慌てることがないよう、全体の様子を見ながら閉会の挨拶をお願いするタイミングを見極めましょう。

集合写真を撮る

飲み会の終了後には、全体が集まって集合写真を撮ります。外に出てからとる場合は、通行人や車の邪魔にならない入りに誘導し、カメラに収まるように写真を撮ります。写真を撮る幹事も写真の中に入りたい場合は、お店の人に頼んでみるのもおすすめです。

ただし、その場で急に依頼するとお店が忙しくて対応してくれない恐れもあります。お店を予約する際に、写真撮影をしてもらえるか事前に確認しておきましょう。

集合写真だけでなく、歓談中のテーブルごとに写真を撮ったり、余興がある場合は出演者の写真も撮っておけると良いです。

二次会への誘導やタクシーの手配

飲み会終了後、二次会をおこなう場合はスムーズに移動ができるように参加者を募ってから誘導します。飲み会のお店を予約する際、二次会をする場所の候補をいくつか挙げておきます。

二次会には何人参加するか、飲み会開催前や当日に全体に確認しておくことで慌てずに対応できます。人数が確定したら目星をつけていたお店に電話して予約します。

自分が二次会に参加しない場合は、あらかじめ参加者を募って予約だけしておき、会計などはよく参加している先輩にお願いしておくと親切です。

二次会に参加せず帰宅する人の中には、タクシーで帰宅する人もいます。飲み会の終了前にタクシーを利用する人がいるか確認し、呼ぶ台数を把握して手配しておきましょう。

幹事がやることリスト【翌日以降】

飲み会翌日以降に幹事がおこなうことは以下の2つです。

お礼を伝える

飲み会の翌日には、参加者に向けて参加のお礼をメールなどで伝えます。また、飲み会で会費を多めに負担してくれたり、挨拶をしてくれた上司には直接お礼を伝えます。幹事の手伝いやアドバイスをしてくれた先輩へのお礼も忘れずにおこないましょう。

会計報告

会計報告も忘れずに行います。会計報告とは、何にいくら使ったか参加者に周知することです。徴収した会費から残金が出た場合は次の飲み会に繰り越す、金額が1人当たり1,000円を超えるなどの場合は、返金をするという選択肢もあります。

反対に実際にかかった金額が会費を超えてしまった場合、不足した分を追加徴収する必要があります。徴収が必要な場合、なるべく早めに回収するのが望ましいです。飲み会翌日が土日や祝日を挟んでいる場合は、遅くとも3日以内にメールで周知できるようにしましょう。

まとめ

飲み会の幹事はお店を予約して参加者からお金を集めるだけでなく、企画から実施まで責任を持って進めるという重要な役割を担っています。

飲み会の幹事は、事前準備から開催以降のフォローまで意外とやることが多く、手間に感じる人も多いです。

ですが、幹事を経験することで仕事で活かせるスキルが身に着けられたり、予約によるポイント付与など幹事しか受けられない恩恵を受けられる場合もあります。