【基本ルールと例文付き】ビジネスメールの書き方徹底解説！

ビジネスメールは、単に情報を伝えるだけでなく、印象や信頼を左右するビジネススキルの一部です。文面構成や言葉遣い、送信前のチェックなど、少しの意識で相手に与える印象は大きく変わります。

本記事では、ビジネスメールの基本ルールから、マナー・構成・文例集までをわかりやすく解説しています。失礼のないメールをマスターして、ビジネスの信頼関係を築く一歩を踏み出しましょう！

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ビジネスメールの基本ルール

まずはビジネスメールの基本ルールについて、紹介します。

• ビジネスメールの目的と特徴
• ビジネスメールの基本構成
• 送信前チェックは必須

ビジネスメールの目的と特徴

ビジネスメールは、単なる情報伝達の手段ではなく、信頼関係を築くための重要なコミュニケーションツールです。

メール一通の印象が、あなた自身や所属する企業の印象を左右します。誤字脱字や曖昧な表現があると、「丁寧さに欠ける」「注意力が足りない」と判断されてしまいます。

プライベートのメールとは異なり、ビジネスメールには一定の構成とルールが存在します。

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールは6つの構成で成り立っています。

• 件名：メールの要点がひと目で分かるように。
• 宛名：会社名・役職・氏名の順で書く。
• 挨拶・名乗り：定型の挨拶や季節の一言を添えた上で、会社名とともに名乗る。
• 本文：結論→理由→補足の順で簡潔に。
• 締めの挨拶：「何卒よろしくお願いいたします」などで締める。
• 署名：自分の所属と連絡先を明確に。

送信前チェックは必須

送信前に誤字脱字がないか、間違った内容を送っていないか必ず確認しましょう。

誤字脱字は信頼を損なうので、絶対にNGです。また、添付ファイル忘れ・宛先間違いに注意しましょう。

誤字脱字・宛先・添付ファイル3つは送る前に確認。

ビジネスメールの正しい書き方・マナー

ビジネスメールを作成するにあたって、書き方やマナー面で注意しなければいけない箇所があります。

以下に例文を作成しました。

上記メール文のそれぞれの項目について、詳しく解説していきます。

ひと目で要件がわかる件名

件名はひと目で要件がわかるように記載しましょう。

NG例：「お世話になります」だけの件名

OK例：【資料添付】○月○日のオンライン打合せについて

具体例のように、（）や【】を使うと、受信者がすぐに内容を把握できます。

宛名を書く

本文に宛名を書きますが、社外（取引先など）や社内（同僚や上司）と宛名の書き方が異なってきます。

社外宛では、会社名＋役職＋氏名の順で書くのが基本です。

社外：株式会社ABC商事　営業部　田中様

社内向けなら「田中部長」「営業部 田中さん」など、組織文化に合わせましょう。

社内：田中部長・営業部　田中さん　

挨拶文を書く

最初の挨拶で印象が決まります。

社外の人に贈る挨拶文は、初めてメールを送るか、既に一度メールを送っている相手かにより異なります。

初めて送るのであれば「お世話になります。株式会社○○の○○と申します。」、2回目以降であれば「お世話になっております。～」です。

また、会社によっては、冒頭に以下のような季節の挨拶を加えることもあります。

用件は短く簡潔に記載

用件は短く簡潔に記載しましょう。「結論→理由→補足」の順で記載することで、相手がスムーズに内容を理解できます。

冗長表現は避け、1文を60文字以内にすると読みやすくなります。

冗長表現とは、文章に無駄な言葉が加わることで読みづらくなっている表現です。例えば、「頭痛は痛い」のような表現を指します。本来不要な言葉や繰り返しを削り、より簡潔な表現に書き換えると、文章は読みやすくなります。 

文末に締めの挨拶文を書く

ビジネスメールの文末に相手への感謝と敬意を込めた挨拶文を書きましょう。

丁寧すぎる表現の使いすぎにも注意が必要です。

署名（シグネチャー）を整える

最後に署名（シグネチャー）を整えましょう。メールの署名（シグネチャー）は、「私自らが作成したメールです」と示すものです。

シーン別のビジネスメール文例集

シーン別のビジネスメール文例集を紹介します。

• 取引先への連絡メール
• 上司や同僚への依頼メール
• お礼メール・お詫びメール
• 会議や面談の日程調整メール
• 転職時の挨拶メール・退職メール

取引先への連絡メール

取引先への連絡メールはわかりやすく、短く簡潔に記載しましょう。

上司や同僚への依頼メール

上司や同僚への依頼メールは、取引先へのメールとは挨拶文や宛名の書き方が変わります。挨拶文は「お世話になっております。」ではなく、「お疲れ様です。」がスタンダードです。

役職がある場合は、「田中部長」など役職名も合わせて記載するのが一般的です。また、複数名に送る場合は、役職が高い人順に上から記載するのもマナーです。

お礼メール・お詫びメール

お礼メール・お詫びメールは誠実さを伝えることが最も大切です。

日程調整メール

会議や打ち合わせの日程調整メールは日時を3つほど提示するとスムーズです。

退職時の挨拶メール

退職時の挨拶メールは感謝を中心に、今後の連絡先を添えて締めましょう。

知っておきたいメール用語と使い方

ビジネスメールでは知っておきたい用語や知っておきたい機能を紹介します。

• CCとBCC
• 株式会社と（株）
• 添付ファイルの正しい扱い方

CCとBCC

宛名とは別に、CCとBCCといった機能があります。

• CC：関係者への情報共有用。
• BCC：他の宛先を非表示にしたいときに使用。

CCは宛先が全員把握できる、BCCは大量配信時などに便利です。

株式会社と（株）

正式な会社名は、登記上「株式会社〇〇」です。

公的な文書、契約書、請求書などの公式な場面では略さず「株式会社」と書くのが原則です。

株式会社ABC商事

（株）ABC商事

 （株）は略称・社内やカジュアルな場面向けになります。基本的には略さず、株式会社と記載しましょう。

添付ファイルの正しい扱い方

ビジネスメールの添付ファイルの扱い方にも注意が必要です。

ビジネスメールに添付する際は、内容が一目で分かる具体的なファイル名を付けます。

例：2025_商品提案資料_ABC商事様.pdf

機密性のある資料はパスワード付きZIP形式で送付し、パスワードは別メールで伝えるのが基本です。

近年はZIP添付を避け、クラウド共有リンクを利用する企業も増えています。
添付ファイルが容量上限を超える場合は、オンラインストレージ（OneDrive、Googleドライブ等）を活用し、ダウンロード期限やアクセス権限を明示して送付するのがマナーです。

ビジネスメールマナーを身につけて信頼される社会人に

ビジネスメールはプライベートのメールとは異なり、ルールや決まりごとが多く最初は戸惑いが多いかもしれません。

正しいビジネスメールの書き方は、単なる形式ではなく、印象や信頼を左右するビジネススキルの一部です。

件名・宛名・文面・添付などの基本マナーを守ることで、スムーズなやり取りができ相手に安心感や誠実さを伝えられます。